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わかりやすい文章の書き方7選。ビジネスに活用できる文章力アップ術

読みやすい文章の書き方

ブログにしても、ツイートにしても、メールにしても、チャットにしても、わかりやすい文章を書くのって難しいですよね。

冒頭は何を書けばいいのか。どんな例え話がふさわしいのか。どんな文末が読みやすいのか。一番いい句読点の打ち方は…?

パッと考えただけでも分からないことが無限に思い浮かびます。「ライターのお前が言うなよ!」とツッコまれそうですが…文章を書くことを仕事にして6年目の今でも“わかりやすい文章を書くのは難しい”と心から思います。

ということで今回は「わかりやすい文章の書き方」(テクニック編)をご紹介したいと思います。用途はいろいろ。この記事のようなブログでも、ビジネスメールでも、仕事上のチャットでも活用できる内容かなと思います。

それなりにたくさんの文章を書いてきた中で「ココとココさえおさえておけばソコソコの文章は書けるな」と思う7つのコツでございます。それではいってみましょう!

わかりやすい文章の書き方7選

①「〜が」を使いすぎない

逆説の接続詞「〜が」をぼくは「文章の麻薬」と呼んでいます。どれだけ不細工な文章でも「〜が」を使えばなんとなく伝わるので頻繁に使いたくなる…のが落とし穴。使えば使うほど文章は長ったらしくなり、不細工になってしまうんです。この依存から抜け出すのはなかなか大変です。

「先日のミーティングの議事録ですが、資料にまとめています。お忙しいところ申し訳ありませんが、ご確認お願いいたします。本日私は休みをいただいておりますが、返信は可能ですので不明点がありましたらおっしゃってください。なお、次回のミーティングの日程ですが、先方に候補日を打診している段階です」

完全に「〜が依存症」に陥っていますね。文章として成り立ってはいるものの極めて読みにくい…。長ったらしい…。もっとスッキリさせることができます。

「先日のミーティングの議事録を資料にまとめました。ご確認をお願いいたします。休日をいただいている本日もメールの返信は可能です。不明点がありましたらおっしゃってください。なお、次回のミーティング日程については先方に候補日を打診している段階です」

「〜が」を使わずに同じ意味の文章をつくることができました。分かりやすいかなと思って「〜が」をゼロにしましたが、適度な数なら使っても問題ありません。問題があるのは“使いすぎる”ことです。くれぐれも「〜が依存症」にならないように注意しましょう。

②句読点を打ちすぎない

文章を書くすべての人が少なくとも一度は気にしたことがある句読点(、。)の打ち方。一応、日本語上のルールは決まっています。(参考によって微妙に違いがあることをご了承ください)

①主語の後に打つ
トゥモローゲートは、企業ブランディングをメイン事業とする会社です。
②文の分け目に打つ
私はオウンドメディアの記事を書き終え、編集長にその旨を報告しました。
③並列関係の言葉の後に打つ
トゥモローゲートの顧客の業種はIT、食品、看護など多岐にわたります。
④接続詞の後に打つ
トゥモローゲートの社員はSNSを積極的に活用している。しかし、強制されているわけではない。

厳密にはあといくつかのルールがありますが主には4つと言えます。これらのルールを守ることで確かに正しい文章にはなりますが、すべてこのルール通りにする必要はないかなと個人的には考えます。

例文の①なら
トゥモローゲートは企業ブランディングをメイン事業とする会社です。

「、」がなくても伝わるどころか「、」がない方がスラスラ読めた!という人も少なくないではないでしょうか。このようにあらかじめルールを把握したうえで「読みやすいかどうか」を判断基準として最終決定するといいです。

また、これはぼくの感覚値になりますが、ネットやSNSで文章が溢れている現代はほとんどの人に「流し読み」の習慣がついているので、極力「、」を減らしたほうがストレスなく読んでもらえるのではないかと感じています。

文章には書く人それぞれのスタイルがあります。句読点を多用する著名な作家さんもいらっしゃいます。つまりこれといった正解はないんです。ただ、ビジネスメールやチャットなど「端的に伝える」ためのツールにおいては句読点は打ちすぎないほうがいいのではないかというのがぼくの持論です。

③できるだけ具体的な表現を

弊社のサービスを利用していただければ御社の利益は飛躍的に向上します。同時に御社の社員のエンゲージメントは驚くほど高まります。

このようなプレゼンを受けたときの返事は「もっと具体的な話をしてください」一択ですよね。それでも抽象的な話しかしてくれない営業マンが所属する会社と契約を結ぶ可能性は極めて低いでしょう。

これは文章にも言えること。それっぽいことを書いてはいるものの数字などの具体的な内容は一切ない。そんな文章と出会ったときにあなたはその文章を、書いている人を信用できるでしょうか。おそらくできないと思います。

自分が書き手になったときにこの“事故”を避けるための方法はシンプル。「具体的にできる部分は必ず具体的に表記する」を徹底することです。そしてそれを実行しやすいのは全て書き終えたあとだとぼくは考えてます。どういうことかというと…、

誤字脱字などを見直すいわゆる「推敲」の段階で「具体的な表現に変更できる箇所はないか」をくまなくチェックするんです。先程のプレゼンで例えるなら「飛躍的に」「前年比150%増」に。「驚くほど」「離職率10%改善」に。「これ以上具体的にするのは不可能だ」と思えるまで突き詰めてみてください。

そうして出来上がった文章は読者の納得感、信用を得られることに違いありません。例えに出したぐらいですから、文章だけではなくプレゼンで話す内容を考えるときにも使える考え方です。

④言い切ることを怖がらない

「具体的な表現を」と似ているのがこちら。文章で何かを主張したいとき、人は言い切ることを怖がってしまいがちです。たとえばこんな感じ。

SNSの誹謗中傷について私は怒りを覚えることがときどきある。たしかに、不祥事を起こしてしまった芸能人には責められても仕方がない点があるという見方もできる。かといって、その人の人格や外見を否定するような発言をしてもいいわけではないと感じるときがあるのだ。

太字にした部分は回りくどいと感じられてしまいます。回りくどい表現の裏にあるのは書き手の「嫌われたくない」「炎上したくない」という思いです。でも、読み手の立場になってみてください。ぜんぜん言い切らない回りくどい文章を最後まで読みたいとは思いませんよね。ましてやおもしろい!と他人にシェアすることはないはずです。

SNSの誹謗中傷について私は怒りを覚えている。たしかに、不祥事を起こしてしまった芸能人には責められても仕方がない点があるだろう。かといって、その人の人格や外見を否定する発言をしてはいけない。していいわけがないのだ。

これくらいズバッと言い切ってくれたほうが続きを読みたいと思いませんか。「していいわけがない」の後に「なぜなら…」や「たとえば…」と続いていけば「この人はどんな主張を持っているんだろう?」と気になりますよね。

回りくどい表現は避けて、言い切る。怖い炎上リスクは、言い切ったあとの内容でいくらでも避けることができます。過度に怖がらずに言い切ってしまいましょう。

⑤一文一意を守る

例文からいきましょう。

文章を書くときに意識すべきだといわれていることに「一文一意」がありますが、この方法のほかにも「具体的に書く」や「〜がを使いすぎない」も大事だといわれており、文章制作において意識するべきポイントはたくさんあることがわかります。

文章を書くときに意識すべきだといわれていることに「一文一意」があります。ほかにも「具体的に書く」や「〜がを使いすぎない」も大事だといわれています。文章制作において意識すべきポイントはたくさんあるのです。

後者のほうが読みやすいと感じませんか。一文一意とはひとつの文に込める意味(内容)はひとつだけにしましょうという考え方。一文一意が原則守られている文章は読みやすいことが多いです。必然的に一文が短くなるので全体がスッキリした印象になります。そのためテンポ良く読むことができるんです。

さきほど紹介した「〜が症候群」と似ているかもしれません。一文一意が守られていない文章は「〜が」が多くなりがち。なぜなら文章を無理やりつなげることができてしまうからです。一文一意を意識すれば「〜が」は減る。「〜が」を減らそうと意識すれば一文一意が達成されるとも言えるというわけです。

⑥同じ文末表現を連発しない

文章を書いているとき、とくに長い文章を書いているときに文末表現の選択に迷ったことはありませんか?ぼくはめちゃくちゃあります…。

厳密に言うと新聞記者だった前職にめちゃくちゃありました。油断したら「〜だ。」を連発してしまったり、「〜である。」を連発してエラそうな文章になってしまったり…。文末表現には苦しめられた記憶しかありません。

苦しめられないためにまずできることは「文末のバリエーションを増やす」こと。

【です・ます調】
でしょう
でしょうか
そうです
ます
考えられます
推測されます
されています
ません
ました
でした
ましょう

【だ・である調】

だろう
だそうだ
だろうか
考えられている
推測される
されている
かもしれない
ない
だった

一般的な文章でよくつかわれるのはこのあたりでしょうか。そしてこのバリエーションを増やしたうえで意識すべきは「同じ表現を連発しない」こと。さらに理想を言うならば一文の終わりの母音を使い分けることです。どういうことかというと、こんな感じです。

一般的な文章でよくつかわれるのはこのあたりでしょうか(あ)。そしてこのバリエーションを増やしたうえで意識すべきなのは「同じ表現を連発しない」こと(お)。さらに理想を言うならば最後の一文字の母音を使い分けることです(う)

このように違う表現や母音を使い分けることで文章にテンポが生まれます。母音にくわえて体言で一文をしめる体言止めも駆使すればさらにテンポが生まれるのでおすすめです。

⑦冒頭で読者を世界観に引き込む

最後にブログのような長い文章を書くときのコツをご紹介します。

文章を書くにあたって多くの人が最初にぶつかる壁は「冒頭には何を書けばいいんだろう?」ではないでしょうか。この壁を乗り越えようとするときに想像しがちなのが起承転結の“起”です。もちろんそれも大切です。一方でぼくが最近とくに大切だと思っているのが「世界観の提示」です。

世界観の提示。つまり「今から書く文章はこういうものだ!」と提示することです。…「つまり」と前置きしたクセに抽象的な答えしか言えてませんね。すみません。例えいきましょう。

自社の人事制度を紹介する文章なら→現代の日本の人事制度について書いてみる。
「働き方改革やリモートワークの普及により人事制度のあり方が変わってきています。例えば〇〇にある〇〇〇〇株式会社は今年の1月に〇〇という制度を撤廃しました…」

Aという題材について書くならAを取り巻く環境やAに関する日本の現状を書いてみてください。そうすれば読者はその文章が何について書かれているのかを理解できると同時に心のモードを「この記事で人事制度についての理解を深めよう」に切り替えてくれます。

冒頭に個人的な事情が書いてある文章ってありますよね。「最近食べすぎて太っちゃいました」とか「暑くなってきましたね」とか。このパターンはすでに一定の読者がいる場合には効果を発揮するものの(著名人やSNSのフォロワーが多い人など)そうでない人だと読者が離脱してしまう恐れがあるのであまりオススメできません。

まとめ

今回は「書きたい内容が決まっているうえでわかりやすく書くためのテクニック」を書きました。でも本来はもっと手前で意識すべきことがあります。それは「何を主題にするのか」「その主題を際立たせるためにどんな素材を盛り込むのか」といったところ。企画や構成といわれるものですね。

どれだけ映像編集がうまいひとがいても撮れ高が悪ければ仕上がりは「大したことない映画」になるのと同じで、どれだけ巧みな文章術があっても文章の素材が大したことなければ「大したことない文章」で終わってしまいます。

いつかこのブログで「素材の決め方」について書きたいと思います。最後まで読んでいただきありがとうございました。以前に今回の記事といっしょに読んでもらいたい記事を書いたので最後に宣伝させてください。笑

この記事を書いた人

まきぎ周平@ブラックな言葉オタク
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トゥモローゲート株式会社意匠制作部ライター。スポーツ新聞社でプロ野球の担当記者を4年半つとめた後、2020年に入社した。企業のキーパーソンへの取材をもとにしたインタビュー記事の作成や、企業のコンセプトコピー、商品のキャッチコピー考案などを担当している。

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