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経営理念浸透プログラム「オフサイトミーティング」

オフサイトミーティングとは

こんにちは!PRディレクターのmihoです。

突然ですがみなさん、「オフサイトミーティング」という言葉を聞いたことはありますか?

おそらく多くの人にとって初耳だと思います。

この「オフサイトミーティング」は、私たちトゥモローゲートが毎年4月1日に行う経営理念浸透を目的とした全社ミーティングです。

社長から新入社員まで全社員が1日の業務を完全停止。会社のビジョンや展望の共有、現時点で抱えている疑問の解消などを通して、これから進むべき道、とるべき行動を全社員で共有するミーティングです。

今回のブログでは、なぜそんなオフサイトミーティングが経営理念の浸透につながるのか。どのようなプログラムで行われているのか。業務を停止してまでやる意味はあるのか。といったところを解説していきます。

オフサイトミーティングとは

そもそもオフサイト(off-site)とは英語で「離れた場所」を意味します。

会議室など社内で行うミーティングのことを「オンサイトミーティング(on-site meeting)」と言うのに対し、職場から離れた場所で行うミーティングのことを「オフサイトミーティング」と言うんです。

いつもと違う環境で行うことで新しい発想が生まれるなど、さまざまな効果が期待できるため、キャンプ場や芝生の上、海の近くなどを利用して行うことが一般的なオフサイトミーティングのスタイルとなっています。

トゥモローゲートでも新型コロナウイルスが流行する前は泊まり込みで行っていました。ここ数年はオフィス内で行っていますが、東京や海外で働いているメンバーも全員参加するという点ではある意味「オフサイト」と言えます。

オフサイトミーティングの目的は?

トゥモローゲートがオフサイトミーティングを導入したのは2018年。「会社の未来について全メンバーで考える機会をつくろう」と企画されたことがきっかけでした。

目の前の業務で忙しくなると自社のことはついつい後回しになりがち。だからこそ年に一度、しっかりと自社について考えるオフサイトミーティングは会社にとって必要不可欠なものなのです。

オフサイトミーティングの目的は毎年すこしずつ変わってきますが、今年2022年の目的はこんな感じ。

<2022年オフサイトミーティングの目的>
①経営理念を再確認することで自社の存在意義を再認識する
②今後の事業計画をメンバーが把握することで目標や役割を再確認する
③ブランディング事業のサービス品質アップに向けたきっかけとする

経営理念の再確認。今期の目標共有。2025年までの中期事業計画共有などなど。メンバー1人ひとりが何をするべきか、どんな目標を達成するべきなのかを明確にするためのプログラムを毎年組み込んでいます。

トゥモローゲートで言えば「2025年までに大阪で一番オモシロイ会社」になるためにどうすればいいのかを考える。立場や役職関係なく話し合うことで組織の強化を図っていく。オフサイトミーティングにはそんな目的がありました。

どんなプログラムで行われたのか?

これまでは外部の宿泊施設を借りて1泊2日で行っていましたが、今年はコロナ禍ということもありやむなくオフィスで開催。オフサイトミーティング当日のプログラムは下記のような流れです。

①オフサイトミーティング目的の共有

何のためにオフサイトミーティングを開催するのか。このブログの冒頭でもお伝えしたそもそもの目的を西崎から全社員へ共有します。参加するメンバーの目線を統一し、ミーティングに入っていきます。

②創業からこれまでの軌跡を振り返る

トゥモローゲートが創業当時どんな事業を行っていたのか。それからどのような軌跡を歩んで現在に至るのか。会社の歴史、ターニングポイント、事業の変遷などを西崎から全社員へ共有します。

毎年新しい社員が増えているトゥモローゲートにとって軌跡を振り返る時間は貴重です。トゥモローゲートはなぜ生まれてきたのか。この認識を統一することで一体となってビジョンに向かっていくことができます。

③新ビジョンマップの共有

「トゥモローゲートは何者なのか?」

私たちのMISSIONやVISIONなどを分かりやすく1枚にまとめたビジョンマップ。毎期末にビジョン達成の進捗や目標達成に近付く方法、改善策について話し合い、それをもとにブラッシュアップしたビジョンマップをオフサイトミーティングでお披露目します。

これから先なにを目指していくのか。そのためにどんな成果や行動が必要なのか。あらためて確認することで会社が向かうべき方向性を統一させていきます。

④中期事業計画の発表

ビジョンに近づくために今期はどんな目標を立てるのか。どんな事業にチャレンジするのか。そういった具体的な計画を全社員に共有します。加えてメンバーの昇進やチーム編成など、新しい組織体制の発表も行います。

⑤ワーク「ブランディング事業品質アップミーティング」

オフサイトミーティングは社員が会社側の話を聞くだけではありません。各チームに分かれたワークも行います。今年のワークのお題は「各部署の強みをもとに、サービス品質を上げるための改善策を他部署に提案してください」というもの。

私が所属する人事総務部・広報発信部であれば“管理遂行力”という強みをもとに戦略企画部や意匠制作部の現状課題に対してタスク管理法などを提案。プレゼンを通してその必要性などを伝えていきました。

そうやって各部署同士で改善策を提案し合った後は、その改善策をどんなアクションに落とし込み、どんな成果につなげていくのか?といった話し合いを部署内で行いました。

⑥マイビジョンマップ共有

最後は「マイビジョンマップ」の共有です。マイビジョンマップとは会社のビジョンマップの個人版。

・自分VISION:最終的に自分の人生がどうなりたいか
・2025年のMY VISION:会社の中期ビジョンに合わせ、2025年までにどうなりたいか
・今期のMY VISION:中期ビジョンを達成するために今年何をするのか

上記3つそれぞれに定性的なゴールと定量的なゴールを定め、それを全社員の前でひとりずつ発表していきます。普段話す機会が少ない想いや目標を共有する場。発表する側としてはもちろん、聴く側としてもモチベーションが上がる貴重な時間です。

オフサイトミーティングのメリット

1日がかりで行うオフサイトミーティング。全社員の1日のスケジュールを空け、通常業務をまるごと1日停止することになります。それは、本来生み出されるはずの利益が生まれないということを意味します。

短期的な視点で見ると大きな損失です。それでもオフサイトミーティングをやるのはなぜなのか。それはもちろん、オフサイトミーティングが生み出すメリットの方が損失よりも大きいと考えているからです。

①社員のモチベーションアップ

会社の強み、目指すべきところ、達成すべきことが明確になると、自分が何を成し遂げないといけないのか、そのためにどんな行動をとっていくべきなのか、メンバー自らで考えられるようになります。

自分の仕事や取り組みが会社の未来とどう繋がっているのか。ここが明確な場合とそうでない場合とでは社員のモチベーションが変わってくるというのが私たちの考えです。

②経営理念浸透

これがオフサイトミーティングを開催する最も大きなメリットです。忙しい中で忘れがちな会社の理念を深く理解することは、メンバーそれぞれの行動の方向性の統一につながっていきます。

やって良いこと、悪いこと。評価されること、されないこと。こういった会社の判断軸を理解することができるので、たとえ入社1年目であっても会社の方針に沿った本質的な行動ができるメンバーが出てきます。

さまざまな業務のクオリティアップに繋がるだけでなく、行動やアウトプットの“色”が統一されていくため、その会社らしさが随所に表れるようになります。

その会社らしさとはブランドとほぼイコール。つまり、社員に会社の経営理念を深く理解してもらうことは、会社のブランドの強化に繋がっていくのです。

「そもそもブランドって何?」と思った方はぜひこちらの記事も読んでみてください。ブランドとは何なのか。ブランディングとは何なのか。詳しく解説した記事になっております。

③企業の売上アップ

①②のメリットが重なった先に生まれる結果がこの売上アップです。もちろん、モチベーションが上がっただけで売上は上がりませんし、経営理念が浸透しただけで売上が上がるわけでもありません。

ただ、この2つが十分に満たされている組織はやるべきことが明確であり、やるべきことにメンバーが全力で取り組んでいる状態なので、間接的に売上アップにつながるというのが私たちの考え。

どんなに小さな仕事であってもその目的をしっかりと理解して、与えられた以上の結果を生み出そうと最大限の努力ができる。結果としてお客様からの信頼を得られ、売上アップへ繋がっていく効果があると思っています。

ピックアップした以外にも会社にとってのメリットはたくさんあります。こういったメリットがあるから私たちは全社員の業務を止めてまで毎年必ずオフサイトミーティングを行っているんです。

経営理念浸透の重要性

トゥモローゲートには創業当時から経営理念がありました。ただ、具体性には欠ける内容でした。「その経営理念を体現した姿は一体どんな状態なのか?」などが明確ではなかったんです。

その結果、組織の規模が大きくなるにつれて退職者が出てきました。具体的には社員数が10名を超えた辺りです。代表や会社としては「これまでと同じ事を言っている」のに社員に「伝わらない」ということが増えてきたんです。

例えば、社内の企画提案。社員が「オモシロイ会社に近づくためにこんな企画をやりましょう!」と提案した企画が役員陣の考える「オモシロイ」とはズレている。そんな出来事がところどころで生まれはじめました。

「社長がなにを考えているのかよく分からない」

そんな想いを抱く人が増えてきて、退職者が増えるという結果に。このままじゃマズイということで、社員が迷わないような道筋を明確にしようと経営理念を再定義。そうして生まれたのがビジョンマップでした。

ビジョンマップを作成してから会社は大きく変わりました。すべてビジョンマップのおかげ、経営理念のおかげとまでは言いませんが、成長の大きな要因となったのは紛れもない事実です。

だからこそ私たちはサイトや動画を作るだけの見せかけのブランディングではなく、経営理念の設計やインナーブランディングからお手伝いさせていただきます。お客様がさらにいい会社に変わるためには内側が何より大事だと考えているから。

トゥモローゲートが提供する経営理念設計
トゥモローゲートが提供するインナーブランディング

最後は少し長くなりましたが、オフサイトミーティングを一例に経営理念の構築・浸透の重要性をお伝えさせていただきました。最後まで読んでいただきありがとうございました!